大型企業常因員工數量龐大、組織架構復雜，積累起數量驚人的紙質人事檔案。傳統的人工掃描歸檔方式不僅效率低下，還容易因命名錯誤導致檔案混亂，嚴重影響企業的管理效率和運營成本。
為此，柯尼卡美能達辦公系統（中國）有限公司推出“紙質檔案自動化掃描歸檔解決方案”。該方案針對大型企業的實際需求，通過優化掃描歸檔流程，顯著提高作業效率和準確性，助力企業實現人事檔案管理的自動化與標準化，全面提升運營效率。
#### 精準解決歸檔痛點
一家大型裝備制造企業，服務網絡遍及全國，在江蘇、遼寧等地設有生產基地，員工規模龐大。為推動數字化轉型，該企業中國區總部計劃將所有紙質人事檔案電子化，并上傳至統一平臺。然而，人力資源部門管理著全國近2000名員工的檔案，每人一本檔案冊，含簡歷、資格證書、勞動合同等多種文件，完成上萬份檔案的電子化任務艱巨。
在深入了解需求后，柯尼卡美能達部署了30臺bizhub A3彩色數碼復合機，并同步實施“紙質檔案自動化掃描歸檔解決方案”。借助搭載的“非凡掃描工作流解決方案”，企業實現了掃描、重命名和歸檔的全程自動化，顯著提升管理效率和準確性。
#### 操作簡便，效率飛躍
項目初期，企業曾安排兩名實習生手動處理檔案。每份檔案需掃描后逐頁查看，按“姓名_員工號_部門”格式手動命名，再分類存放并人工校驗，流程繁瑣且進度緩慢。
引入柯尼卡美能達的解決方案后，操作流程大幅簡化。員工只需在復合機操作面板輸入員工號前幾位，系統自動匹配相關信息，操作人員通過索引表單選擇文件類型。掃描后，系統按預設規則自動命名文件，轉化為可搜索PDF格式，并歸檔至指定網絡文件夾，全程一氣呵成。
#### 標準化管理，運營全面提升
該方案的實施徹底改變了企業依賴紙質檔案的傳統模式。不僅節省了重復工作時間，降低了人力成本，還優化了業務流程，打破信息壁壘，促進內部高效溝通。
人事專員在新員工入職或離職時，無需手動更新服務器數據庫，通過bizhub操作面板即可完成操作；查詢檔案時，可直接在可搜索PDF文件中快速定位，極大提升了管理便捷性和效率。
隨著數字化轉型不斷深入，紙質檔案電子化已成為大型企業的必然趨勢�？履峥滥苓_將持續發揮技術優勢，通過高效自動化解決方案，助力更多中國企業優化流程、提升管理、降低成本，邁向智能化、可持續發展的未來。
